Στο πλαίσιο της ενίσχυσης της φοιτητοκεντρικής εκπαιδευτικής διαδικασίας, αλλά και των αρχών της διαφάνειας και λογοδοσίας, έχει υιοθετηθεί η «Διαδικασία Διαχείρισης Παραπόνων» των φοιτητών/φοιτητριών του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας. Η συγκεκριμένη διαδικασία αφορά σε όλα τα παράπονα που άπτονται της ποιότητας των παρεχόμενων από το Τμήμα εκπαιδευτικών και διοικητικών υπηρεσιών.

Για την καταγραφή παραπόνων από τους/τις φοιτητές/τριες είναι διαθέσιμο το «Έντυπο Υποβολής Παραπόνου», το οποίο υποβάλλουν σε ηλεκτρονική μορφή στη Γραμματεία του Νομικού Σύμβουλου, στο e-mail complaints@uowm.gr, στο οποίο καταγράφουν με συντομία, σαφήνεια και αντικειμενικότητα, το πρόβλημα – παράπονο. Στη συνέχεια, ο Νομικός Σύμβουλος, αφού παραλάβει το έντυπο, το εξετάζει, ενημερώνει τον Πρύτανη, και το παραπέμπει ηλεκτρονικά, ανάλογα με τη φύση του:

1) Στον/στην Πρόεδρο του Τμήματος, όταν το παράπονο αφορά θέματα εξετάσεων και βαθμολογίας.

2) Στον Συνήγορο του Φοιτητή, για θέματα εκτός βαθμολογίας και εξετάσεων.

3) Στην Επιτροπή Δεοντολογίας του Π.Δ.Μ

4) Στην Επιτροπή Ισότητας των Φύλων, για περιστατικά παρενόχλησης.

5) Στον Υπεύθυνο Προστασίας προσωπικών Δεδομένων, για θέματα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Εάν τα πιο πάνω δεν είναι δυνατά ή εάν η ανεπίσημη αυτή προσέγγιση δεν δώσει ικανοποιητικά αποτελέσματα, ή εάν η υπόθεση είναι σοβαρή ή αν η ενοχλητική συμπεριφορά συνεχίζεται, η υπόθεση παραπέμπεται στην Επιτροπή Δεοντολογίας ή στο Πειθαρχικό Συμβούλιο.

Μόλις ολοκληρωθεί η διαχείριση του εκάστοτε παραπόνου, τα παραπάνω αρμόδια όργανα οφείλουν να ενημερώσουν τον/την φοιτητή/τρια και το Νομικό Σύμβουλο σχετικά με τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν και την έκβαση της υπόθεσης. Στη συνέχεια, ο Νομικός Σύμβουλος ενημερώνει τον Πρύτανη.